Cum să deschideți o clinică de medicină estetică în România | aEstet Technology

Deschiderea unei clinici de medicină estetică reprezintă un proiect complex care combină expertiza medicală cu antreprenoriatul. Este un parcurs care implică multiple drumuri prin instituții și decizii pe care formarea medicală nu le acoperă în mod direct.

Experiența din piață arată că succesul sau eșecul unui astfel de proiect depinde adesea nu de abilitățile medicale ale fondatorului, ci de pregătirea pentru realitățile operaționale și administrative ale unui business.

Acest ghid prezintă pașii esențiali și considerațiile practice pentru deschiderea unei clinici de medicină estetică în România.

Întrebări preliminare

Înainte de a începe orice demers administrativ, merită reflectat asupra câtorva aspecte fundamentale.

Despre motivație

De ce o clinică proprie, în loc de colaborare cu o clinică existentă? (Nu există răspuns greșit, dar claritatea este importantă)
Există disponibilitate pentru responsabilitatea nu doar față de pacienți, ci și față de angajați, furnizori, factori și birocrație?
Cum arată succesul peste 5-10 ani? Venituri? Timp liber? Recunoaștere profesională? Fiecare vine cu compromisuri diferite.

Despre resurse

Capitalul necesar este disponibil? Sau există acces la finanțare sustenabilă?
Există timp pentru gestionarea unui proiect complex pe lângă practica medicală? Primii 1-2 ani tind să fie intensi.
Există suportul familiei? Orele lungi și stresul se reflectă și în viața personală.

Despre competențe

Există cunoștințe despre management, marketing, finanțe? Dacă nu, există disponibilitate pentru învățare sau pentru angajarea celor care știu?
Există experiență în gestionarea echipelor? Chiar și o clinică mică implică coordonarea a 3-5 persoane.

Nu există răspunsuri „corecte" la aceste întrebări. Însă claritatea în privința lor influențează semnificativ parcursul ulterior.

Formele juridice disponibile

Cabinet medical individual

Cea mai simplă formă de a practica
Un singur medic, pe cont propriu
Proceduri administrative mai simple
Limitări în ce servicii pot fi oferite și câți oameni pot fi angajați

SRL cu activitate medicală

Forma preferată pentru clinici mai mari
Pot exista mai mulți medici și servicii diverse
Flexibilitate în structură și creștere
Cerințe administrative mai complexe, dar oferă mai multă protecție și posibilități

Colaborare cu o clinică existentă

Nu se deschide nimic propriu — se închiriază cabinet sau se colaborează ca medic
Fără bătăi de cap administrative
Dar fără control asupra direcției și deciziilor

Pentru o clinică cu potențial de creștere, forma de SRL oferă de obicei cea mai mare flexibilitate pe termen lung.

Pașii legali și administrativi

Pasul 1: Înființarea firmei

Pentru varianta SRL:

Rezervarea denumirii la Registrul Comerțului (online, durează 1-2 zile)
Întocmirea actelor constitutive (cu un notar sau prin avocat)
Depunerea dosarului la Registrul Comerțului
Obținerea CUI-ului

Este recomandată utilizarea unui contabil sau consultant de la început. Costul (500-1000 lei) economisește ore de frustrare și reduce riscul de greșeli.

Pasul 2: Avizul DSP (Direcția de Sănătate Publică)

Acesta reprezintă etapa principală. Orice unitate medicală necesită aviz sanitar de funcționare.

Ce trebuie pregătit:

Spațiul trebuie să îndeplinească norme sanitare specifice (care sunt destul de stricte)
Documentație tehnică: schiță spațiu, plan de utilități
Contracte: igienizare, colectare deșeuri medicale
Personal: examinări medicale la zi pentru toți angajații

Procesul:

Depunerea cererii la DSP-ul din județul respectiv
Verificarea documentației
Inspecție la fața locului (aproape întotdeauna)
Dacă totul este în ordine, eliberarea avizului

Timp realist: Oficial 30 de zile. În practică, 45-90 de zile, mai ales dacă sunt necesare corecții la spațiu.

Pasul 3: Înregistrarea în Registrul Unic al Cabinetelor Medicale

Pentru cabinete medicale, înregistrarea se face la aceeași DSP.

Pasul 4: Autorizația de liberă practică

Verificări necesare:

Diplomă de medicină recunoscută în România
Certificat de membru al Colegiului Medicilor (la zi)
Specializare sau competențe pentru procedurile care vor fi oferite
Asigurare de malpraxis (obligatorie)

Pasul 5: Notificarea echipamentelor medicale

Echipamentele de tip laser, IPL sau alte aparaturi medicale trebuie:

Să aibă certificare CE pentru uz medical (nu CE generic)
Să fie notificate la ANMDMR (Agenția Națională a Medicamentului și a Dispozitivelor Medicale)

Un furnizor de echipamente competent ar trebui să ofere suport pentru această procedură.

Pasul 6: Alte autorizații posibile

În funcție de situația specifică:

Autorizație ISU (pentru anumite tipuri de clădiri sau activități)
Contract cu laboratoare pentru analize
Contract pentru deșeuri medicale periculoase (obligatoriu)
Asigurări: spațiu, echipamente, răspundere civilă

Este recomandată consultarea cu un avocat specializat în drept medical pentru lista completă aplicabilă situației concrete.

Spațiul: alegere și amenajare

Criterii pentru alegerea locației

Accesibilitate:

Pacienții pot găsi ușor locația?
Există parcare? Transport public? (Mai ales pentru tratamente care necesită mai multe vizite)
Vizibilitate de pe stradă (dacă se dorește și trafic spontan)

Potrivire pentru clinică:

Spațiu suficient pentru ce se dorește acum și în 2-3 ani
Poate fi amenajat conform normelor?
Utilități adecvate: apă, curent (pentru lasere sunt necesare circuite dedicate)

Cost:

Chirie sau achiziție — în buget?
Costul amenajării (adesea mai mare decât estimările inițiale)
Cheltuieli lunare totale (chirie + utilități + întreținere)

Zonă:

Profilul demografic se potrivește cu serviciile planificate?
Care este competiția în zonă?
Zona este în creștere sau în declin?

Amenajarea: aspecte practice

Zone necesare:

Recepție și așteptare (prima impresie contează)
Cabinet de consultații (pentru evaluări și discuții)
Sală/săli de tratament (dimensionate pentru echipamentele planificate)
Zonă de sterilizare și pregătire
Grupuri sanitare separate pentru pacienți și personal
Opțional: zonă de recuperare, spațiu tehnic

Cerințe tehnice:

Iluminat adecvat pentru proceduri
Ventilație și climatizare (unele echipamente generează căldură)
Prize și circuite electrice pentru echipamente (laserele au cerințe specifice)
Finisaje lavabile în zonele clinice (normă DSP)
Accesibilitate pentru persoane cu dizabilități

Este recomandată colaborarea cu un arhitect sau designer care are experiență cu spații medicale.

Echipamente: evaluare și achiziție

Înainte de orice achiziție

Întrebări relevante:

Ce servicii vor fi oferite la deschidere? (Nu tot ce ar plăcea, ci ce se va face efectiv)
Ce servicii se vor adăuga în primii 2-3 ani?
Ce volum de pacienți se estimează realist?

Echipamente esențiale versus opționale

Esențiale pentru orice clinică:

Mobilier medical de calitate (pat de examinare, scaune, corp iluminat)
Echipamente medicale de bază (tensiometru, stetoscop etc.)
Sterilizator/autoclavă (dacă se folosesc instrumente reutilizabile)
Frigider medical (pentru produse care necesită refrigerare)
Computer și software de gestiune a pacienților

Specifice pentru serviciile planificate:

Laser pentru epilare — dacă se oferă epilare definitivă
Laser CO₂ fracționat — pentru resurfacing și cicatrici
IPL/RF — pentru rejuvenare și tratamente combinate
Echipament criolipoliză — pentru body contouring
Analizor corporal — pentru evaluări și urmărire

Achiziție versus leasing

Achiziție:

Proprietate imediată
Fără rate lunare după achiziție
Necesită capital mare inițial

Leasing:

Acces la echipament fără blocare de capital
Rate lunare predictibile
Opțiune de upgrade la final
Pe termen lung, costul total este mai mare

Pentru clinici la început, leasingul poate avea sens pentru echipamente costisitoare — permite evaluarea dacă serviciul funcționează înainte de angajamentul definitiv.

Echipamente noi versus second-hand

Noi:

Garanție completă
Suport tehnic garantat
Ultima tehnologie

Second-hand:

Preț mai mic (uneori semnificativ)
Garanție limitată sau inexistentă
Risc: starea reală, disponibilitatea pieselor, suport

Pentru echipamente second-hand, este important să se cumpere doar de la surse verificabile și să se solicite istoric de service.

Echipa: recrutare și organizare

La deschidere (minim necesar)

Medic(i) cu drept de liberă practică și competențe relevante
Recepționist/asistent administrativ — prima persoană cu care vorbesc pacienții

Pe măsură ce clinica crește

Asistenți medicali (pentru pregătire pacienți și suport în proceduri)
Alți medici sau practicieni (pentru diversificare servicii)
Personal de curățenie (intern sau externalizat)
Contabil (aproape întotdeauna externalizat la început)
Manager (dacă proprietarul nu dorește să îndeplinească acest rol)

Criterii de angajare

Competență tehnică sau potențial clar de învățare
Atitudine și potrivire culturală — aptitudinile se pot învăța, atitudinea mai greu
Referințe verificabile
Disponibilitate pe termen lung — rotația de personal este costisitoare

Funcții care pot fi externalizate

Contabilitate și salarizare (aproape întotdeauna)
Marketing digital (dacă nu există expertiză internă)
IT și suport tehnic
Curățenie

Finanțarea: estimări și surse

Costuri inițiale (estimări orientative)

Înființare firmă și autorizații: 2.000-10.000 €
Amenajare spațiu: 10.000-50.000 € (foarte variabil)
Echipamente: 20.000-100.000+ € (în funcție de servicii)
Marketing de lansare: 2.000-10.000 €
Capital de lucru (3-6 luni): variabil, dar esențial

Total realist pentru o clinică mică-medie: 50.000-150.000 €

Costuri lunare (estimări)

Chirie: 500-3.000+ € (variabil după oraș și zonă)
Salarii: depinde de echipă
Utilități: 200-500 €
Consumabile: variabil pe volum de pacienți
Marketing: 300-1.000+ €
Mentenanță echipamente: buget de rezervă

Surse de finanțare

Capital propriu:

Ideal, dar rar acoperă tot
Avantaj: fără datorii

Împrumuturi bancare:

Credite pentru investiții sau capital de lucru
Necesită garanții și istoric financiar
Dobândă și obligații de rambursare lunare

Leasing pentru echipamente:

Acces la echipament fără capital mare
Rate lunare predictibile
Nu blochează capitalul pentru alte nevoi

Investitori sau parteneri:

Capital suplimentar
Dar: cedare de control sau profit

Fonduri europene sau granturi:

Există ocazional pentru antreprenoriat
Birocratice și competitive
Nu se recomandă bazarea planului exclusiv pe ele

Planul de afaceri

Chiar și fără finanțare externă, un plan de afaceri ajută la:

Clarificarea a ceea ce se dorește construit
Estimarea realistă a veniturilor și costurilor
Identificarea riscurilor și planificarea pentru ele
Ghidarea deciziilor

Trebuie să acopere: servicii, piață țintă, competiție, plan operațional, marketing, proiecții financiare, riscuri.

Marketing și lansare

Pre-lansare

Website funcțional cu informații clare despre servicii și locație
Profil Google Business creat și verificat (durează câteva săptămâni)
Prezență pe social media (conținut util, nu doar promoțional)
Notificarea rețelei profesionale și personale

Lansarea

Opțiuni:

Eveniment de inaugurare (cu invitați selectați)
Oferte de lansare (cu atenție: discounturile mari atrag pacienți sensibili la preț)
Campanii de awareness în zona locală

După lansare

Focus pe experiența excelentă pentru primii pacienți — ei devin ambasadori
Solicitarea de feedback și recenzii (Google, Facebook)
Ajustare rapidă pe baza realității
Marketing consistent: mai bine puțin și constant decât mult și rar

Provocări frecvente

Birocrația durează mai mult decât estimările

Realitatea: Autorizațiile durează mai mult decât termenele oficiale.

Abordare: Planificarea timpului suplimentar (30-50% peste estimări), începerea proceselor devreme, utilizarea consultanților experimentați.

Costurile depășesc estimările

Realitatea: Aproape întotdeauna apar surprize.

Abordare: Rezervarea a 15-20% din buget pentru neprevăzute. Prioritizarea cheltuielilor esențiale.

Pacienții nu vin imediat

Realitatea: Construirea unei baze de pacienți durează 6-12 luni.

Abordare: Planificarea pentru această perioadă. Rezerve de cash flow. Fără panică în luna 3.

Echipa nu funcționează din prima

Realitatea: Nu toate angajările sunt reușite.

Abordare: Perioadă de probă înainte de angajare definitivă. Feedback regulat și onest. Fără amânarea deciziilor dificile.

Competiția este mai intensă decât se anticipa

Realitatea: În orașele mari, piața este aglomerată.

Abordare: Diferențierea prin calitate, specializare sau experiență — nu prin prețuri mici.

Timeline orientativ

Lunile 1-2:

Clarificare concept și business plan
Consultare cu avocați, contabili, consultanți
Identificare surse de finanțare

Lunile 3-4:

Înființare firmă
Căutare și alegere spațiu
Negociere chirie sau achiziție

Lunile 5-7:

Amenajare spațiu
Demersuri pentru autorizații (în paralel cu amenajarea)
Selectare și comandă echipamente
Începere recrutare

Lunile 8-9:

Finalizare amenajare și autorizații
Instalare echipamente
Training echipă
Pregătire marketing

Luna 10:

Soft opening (pentru teste și ajustări)
Lansare oficială

Notă: Aceasta este o estimare optimistă. Multe proiecte durează 12-18 luni de la idee la deschidere. O deschidere grăbită se reflectă în experiența pacienților.

Sinteză

Deschiderea unei clinici proprii poate oferi:

Libertate profesională și creativă
Venituri potențial mai mari decât angajarea
Satisfacția de a construi ceva propriu
Flexibilitate în program și stil de lucru

Însă vine cu:

Responsabilitate pentru totul și toți
Stres financiar, mai ales la început
Ore lungi, mai ales în primii ani
Decizii dificile care nu pot fi evitate

Clinicile de succes au de obicei în comun câteva elemente:

Proprietari care au intrat cu ochii deschiși
Capital suficient (inclusiv rezerve pentru perioade grele)
Răbdare pentru construire treptată
Echipe competente
Mentalitate de antreprenor, nu doar de medic

Pentru cei care se regăsesc în aceste elemente, drumul este dificil dar posibil.

aEstet Technology oferă consultanță pentru selecția echipamentelor potrivite serviciilor planificate. Pentru o discuție despre nevoile specifice ale proiectului dumneavoastră, echipa noastră este la dispoziție.